Envoyez
vos Excel.
Tels quels.
Nous n'avons jamais reçu un fichier d'amicale bien tenu, et ce n'est pas un reproche : dix ans de bureaux successifs laissent des colonnes en double, des dates en trois formats et des noms écrits de quatre façons. C'est notre travail, pas le vôtre.
Quatre semaines,
de la clé USB
à la mise en service.
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Semaine 1
Collecte
et inventaire Vous envoyez ce que vous avez : fichier des adhérents, liste des ayants droit, historique des attributions de voyages, barèmes en vigueur, dernier état de caisse. Nous établissons un inventaire écrit de ce qui est exploitable, de ce qui manque et de ce qui devra être ressaisi. De votre côté : une heure, pour rassembler les fichiers -
Semaine 2
Nettoyage
et chargement Dédoublonnage sur le matricule, normalisation des dates et des noms, rattachement des ayants droit à leur adhérent, détection des droits enfants déjà échus. Chaque correction est journalisée : vous saurez exactement ce qui a été modifié et pourquoi. De votre côté : rien -
Semaine 3
Paramétrage
et recalcul des points Nous saisissons vos enveloppes, vos taux, vos plafonds, votre barème scolaire et vos règles de classement, à partir de votre règlement intérieur. Puis nous recalculons les points de chaque adhérent sur votre fenêtre glissante, à partir de l'historique repris. De votre côté : deux heures avec le trésorier -
Semaine 4
Recette
et formation Le bureau vérifie sur ses propres données : un adhérent qu'il connaît, un plafond qu'il sait par cœur, un classement dont il se souvient. Puis deux séances de formation, gestionnaires d'abord, caissiers ensuite. L'application passe en service à la fin de la semaine. De votre côté : une demi-journée
Comptez le double si l'historique remonte à plus de dix ans, ou si les attributions passées n'ont jamais été consignées ailleurs que dans des procès-verbaux papier.
Nous prenons
ce que vous avez.
Formats repris
- Excel et LibreOffice, toutes versions, y compris avec des cellules fusionnées
- CSV et texte délimité, quel que soit le séparateur ou l'encodage
- Access, dBase, et bases de vieux logiciels de gestion
- Exports de logiciels de paie et d'annuaires d'entreprise
- Procès-verbaux d'assemblée en Word ou PDF, pour reconstituer l'historique des attributions
- Registre papier scanné, sur devis, avec saisie contrôlée
Ce que nous reconstituons
- Les points cumulés par adhérent, sur votre fenêtre glissante
- Les consommations d'enveloppes de l'exercice en cours, pour que les plafonds soient justes dès le premier jour
- Les droits enfants encore actifs et ceux déjà échus
- Les cotisations dues et payées de l'exercice
- Le solde d'ouverture de chaque caisse
- Un rapport d'écarts, ligne par ligne, sur tout ce qui n'a pas pu être repris
Trois questions
qui reviennent.
Et si nos données sont fausses ?
Elles le sont partiellement, toujours. La reprise ne corrige pas la réalité, elle la rend visible : au bout de la semaine 2, vous recevez un rapport d'anomalies qui liste les doublons, les matricules absents, les ayants droit orphelins et les dates impossibles. C'est souvent la première fois qu'un bureau voit l'état réel de son fichier. Vous arbitrez, nous appliquons.
Qui a accès à nos fichiers pendant la reprise ?
Une seule personne nommée chez nous, sur un environnement isolé, pour la durée du chantier. Les fichiers source sont supprimés à la mise en service, et l'attestation de suppression vous est remise. Rien ne transite par un service tiers.
Peut-on faire un essai avant de s'engager ?
Oui, et c'est ce que nous recommandons. Envoyez le fichier de vos adhérents pour une démonstration : nous vous montrons l'application chargée avec vos noms, vos barèmes et votre premier classement calculé. C'est gratuit et sans engagement. La reprise complète ne démarre qu'après votre commande.
La démonstration
part de votre
fichier.
Un tableur, même approximatif, suffit à faire tourner l'application sur vos données réelles. Vous voyez ce que vous achetez avant de le payer.