Six modules.
Rien de
superflu.
L'application est construite sur le statut type d'une amicale du personnel tunisienne. Chaque règle est un paramètre, pas une ligne de code : vous les changez vous-même, en cours d'exercice, sans nous appeler.
Adhérents
et ayants droit
Le registre est la seule source de vérité. Une fiche par matricule, rattachée à une société et à un site, avec la famille et les droits qui en découlent.
- Fiche unique par matriculeIdentité, société, site, dates de recrutement, titularisation, adhésion et retraite. Le matricule est unique par amicale, ce qui bloque les doublons à l'import.
- Conjoint, enfants, parentsChaque ayant droit porte sa date de naissance, son niveau scolaire et son état de droit. La famille se saisit une fois, elle sert partout.
- Extinction automatique du droit enfantÀ l'âge que vous avez fixé dans les paramètres, le droit passe à l'état échu. Aucun gestionnaire n'a à y penser, et personne ne peut l'oublier.
- Deux sociétés, un seul registreLes amicales qui couvrent plusieurs entités juridiques gardent une adhésion commune tout en distinguant les effectifs et les caisses par société.
- Pièces justificatives rattachéesActe de naissance, certificat de scolarité, attestation de travail. Chaque pièce porte sa date d'expiration et sa durée de conservation.
- Recherche et exportsRecherche par nom, matricule, site ou statut. Export de la population filtrée, prêt pour un publipostage ou une AG.
Cotisations
et flux DRH
Deux circuits coexistent dans toute amicale : la retenue à la source pour les actifs, le paiement direct pour les retraités. L'application tient les deux et les rapproche.
- Génération du lot mensuelMatricule, nom complet, cotisation, participations aux activités, total. Le fichier sort au format exact attendu par votre DRH, en CSV ou en tableur.
- Import du retour et rapprochementLes lignes confirmées basculent en payé. Les écarts restent isolés dans une file à traiter, avec le motif.
- Paiement direct des retraitésEncaissement en caisse ou par virement, reçu numéroté en série continue, relance possible par courriel ou SMS.
- Participations aux activitésAvance, mensualité, nombre de mois. L'échéancier d'un voyage s'ajoute au prélèvement mensuel sans double saisie.
- Rapprochement bancaireImport du relevé, rapprochement automatique par montant et référence, opérations non identifiées signalées.
- Situation par adhérentDû, payé, partiel, impayé, sur toute la période. Consultable par l'adhérent lui-même sur son portail.
Remboursements
et plafonds
C'est le module où les erreurs coûtent le plus cher. Le montant se calcule, la contrainte qui a joué s'affiche, et deux signatures sont tracées avant tout décaissement.
- Calcul en trois contraintesTaux de prise en charge, plafond par acte, reste annuel de la famille. Le montant retenu est le plus faible des trois, et l'application dit lequel a joué.
- Plafond familial, pas individuelLe compteur est partagé entre l'adhérent et ses ayants droit. Le dépassement devient impossible, y compris quand plusieurs dossiers arrivent le même mois.
- Périodes glissantesCertaines enveloppes, l'équipement notamment, ne se renouvellent qu'au bout de plusieurs années. L'anomalie est levée avant la validation, pas après le paiement.
- Double validation N1 puis N2Contrôle administratif, puis engagement du trésorier. Qui a validé, quand, sur quel montant : tout est au journal.
- Mode de paiement déduit du montantSous le seuil que vous fixez, paiement en espèces avec reçu. Au-delà, ordre de virement et export bancaire.
- Barèmes modifiables par vousTaux, plafonds, seuils, libellés d'enveloppes. Un vote du bureau se traduit en un écran de paramétrage, pas en une commande de développement.
Activités
et classement
Le sujet le plus sensible d'une amicale. L'application classe selon vos règles, publie le rang et son motif, et garde l'historique qui vous permettra de répondre en assemblée.
- Points cumulés sur fenêtre glissanteVous choisissez la profondeur, quatre ans par défaut. Les subventions passées se convertissent en points selon le taux que vous fixez.
- Trois règles de tri, et les vôtresScore croissant, âge décroissant pour l'Omra, priorité à ceux qui n'ont jamais bénéficié. Chaque type d'activité porte sa propre règle.
- Places comptées en personnesUne préinscription à trois personnes consomme trois places. La coupure entre retenus et liste d'attente en tient compte.
- Publication et notificationLe classement se publie en un geste, avec le rang, le motif et le statut, envoyés à tous les préinscrits.
- Liste d'attente vivanteUn désistement fait remonter le suivant automatiquement, sans rejouer le classement à la main.
- Sanctions de désistementImpact budgétaire et impact en points, appliqués selon votre règlement intérieur, visibles par l'adhérent.
Caisses
et reçus
Les amicales multi-sites tiennent plusieurs caisses. Chacune a son agent, son état journalier et sa clôture, et le siège consolide sans ressaisir une ligne.
- Une caisse par site, un agent par caisseChaque agent ne voit et ne mouvemente que sa caisse. Le trésorier voit tout.
- Reçus numérotés en série continueNumérotation sans trou, PDF signé, réimpression tracée. C'est ce que demandera votre commissaire aux comptes.
- État journalier et clôtureSolde d'ouverture, encaissements, décaissements, solde de clôture. La journée se ferme, elle ne se réécrit pas.
- Décaissement lié à un dossierUn remboursement payé en espèces met à jour le compteur de plafond de la famille au moment du paiement, pas avant.
- Ordres de virement groupésLes remboursements au-dessus du seuil partent en lot, avec le fichier attendu par votre banque.
- Consolidation au siègeTrésorerie totale, par caisse et par site, à la journée. Sans tableur intermédiaire.
Journée
du Savoir
Une opération annuelle courte, mais qui mobilise tout le bureau pendant deux semaines. Elle se prépare ici en une après-midi.
- Enfants éligibles calculésLe droit actif et le niveau scolaire suffisent. La liste sort seule, sans appel aux parents.
- Barème par niveau, à votre mainPréscolaire, primaire, collège, lycée, baccalauréat, universitaire. Vous fixez les montants chaque année.
- Bulletins rattachés à l'enfantDépôt par l'adhérent depuis son portail, contrôle par le gestionnaire, conservation à durée limitée.
- Enveloppe prévisionnelleLe coût total est connu avant l'opération, ce qui permet de le présenter au bureau plutôt que de le constater.
- État de paiement prêt pour la caissePar site, avec les reçus à émettre. Le jour de la remise, il n'y a plus qu'à appeler les noms.
- Historique par enfantCe qui a été versé, quelle année, à quel niveau. Utile quand un parent conteste.
Ce qui tient
le tout debout.
Rôles et
habilitations
Trésorier, gestionnaire, caissier, adhérent, et les rôles que vous créez. Chacun voit ce qui le concerne, et rien d'autre.
Journal
d'audit
Chaque validation, chaque paiement, chaque changement de barème est daté et signé. Ce journal ne se modifie pas.
Sondages
et consultations
Consulter les adhérents sur une destination ou un barème, avec un vote par adhérent et un dépouillement immédiat.